For projektbaserede virksomheder – som ingeniørfirmaer, reklamebureauer eller entreprenører – er en præcis omkostningsfordeling på projekter altafgørende for at kunne styre dækningsgrader og rentabilitet. Udfordringen opstår, når én enkelt leverandørfaktura indeholder omkostninger, der vedrører flere forskellige projekter. Et traditionelt godkendelsesflow kommer her til kort. Løsningen er et avanceret multilinje-flow, der gør det muligt at opdele godkendelsen på linjeniveau og route de enkelte dele til de korrekte, ansvarlige projektledere ved hjælp af dynamiske dimensioner.
Problemet: Hvem skal godkende?
Forestil dig et scenarie: Et VVS-firma sender en samlet månedsfaktura på 50.000 kr. for materialer brugt på tre forskellige byggeprojekter:
- Linje 1-5: Rør og fittings til “Projekt A” (Projektleder: Mette) – 20.000 kr.
- Linje 6-10: Varmtvandsbeholder til “Projekt B” (Projektleder: Peter) – 25.000 kr.
- Linje 11-12: Diverse materialer til “Projekt C” (Projektleder: Mette) – 5.000 kr.
I et traditionelt system opstår der et dilemma. Hvem skal godkende hele fakturaen? Hvis den sendes til Mette, har hun ikke kendskab til de 25.000 kr. for Projekt B. Hvis den sendes til Peter, kender han ikke til omkostningerne for Projekt A og C. Resultatet er ofte, at fakturaen sendes frem og tilbage i en lang e-mail-kæde, eller at én person ender med at godkende omkostninger, de reelt ikke har ansvaret for.
Løsningen: Opdel og erobrer
Et multilinje-godkendelsesflow løser dette elegant ved at opdele processen.
Processen ser således ud:
- Kontering på linjeniveau: Bogholderiet modtager fakturaen og konterer hver enkelt varelinje med det korrekte projektnummer (dimension).
- Automatisk opdeling: Systemet genkender nu, at fakturaen indeholder omkostninger for forskellige projekter. Det opdeler godkendelsesopgaven.
- Målrettet routing:
- Systemet sender en opgave til Mette, hvor hun *kun* skal godkende linjerne for Projekt A og C (samlet 25.000 kr.).
- Samtidig sender systemet en separat opgave til Peter, hvor han *kun* skal godkende linjerne for Projekt B (25.000 kr.).
- Samlet frigivelse: Først når *begge* projektledere har godkendt deres respektive dele, bliver hele fakturaen på 50.000 kr. frigivet til betaling.
Værdien for CFO’en og projektorganisationen
Denne granulære tilgang til godkendelse skaber en række afgørende fordele for projektbaserede virksomheder:
- Præcis omkostningsallokering: Sikrer, at alle omkostninger bliver godkendt af den budgetansvarlige og bogført på det korrekte projekt fra start.
- Styrket projektlederansvar: Giver projektlederne et reelt og præcist ejerskab for deres projektøkonomi.
- Forbedret dækningsgradstyring: Med præcise og rettidige omkostningsdata bliver det muligt at følge dækningsgraden på hvert enkelt projekt i realtid.
- Hurtigere proces: Da opgaverne kan køre parallelt, undgår man de forsinkelser, der opstår, når en samlet faktura skal cirkulere mellem flere personer.
Konklusion: Få kontrol helt ned i detaljen
For en virksomhed, hvis succes afhænger af rentabiliteten af individuelle projekter, er et overordnet godkendelsesflow ikke nok. Et multilinje-flow er det specialværktøj, der er nødvendigt for at kunne styre økonomien med den granularitet, som forretningsmodellen kræver. Det sikrer, at ansvaret placeres korrekt, at data er præcise, og at CFO’en har det detaljerede indblik, der skal til for at kunne styre projektporteføljen effektivt og proaktivt.